홈페이지 운영 매뉴얼 만들기, 내부 문서에 담을 7가지 항목

홈페이지 운영 매뉴얼은 계정 위치·자주 하는 작업·정기 점검·연락처 등 일곱 가지를 한 문서에 모으면 됩니다. 이 글에서는 내부용 운영 매뉴얼에 담을 항목과 만드는 순서, 넣지 말아야 할 정보, 문서를 최신으로 유지하는 방법을 정리했습니다.

홈페이지 운영 매뉴얼이 필요한 이유

작은 회사나 연구실의 홈페이지는 대개 한 사람이 맡습니다. 그 사람은 공지를 올리는 방법, 사진 크기, 업체 연락처를 모두 기억하고 있지만 문서로 남겨 두지는 않습니다. 담당자가 휴가를 가거나 퇴사하면 남은 사람은 간단한 공지 하나 올리는 데도 한참을 헤맵니다.

운영 매뉴얼은 이런 기억을 문서로 옮긴 것입니다. 거창한 문서가 아니라 처음 맡은 사람이 혼자서 기본 작업을 할 수 있는 정도면 충분합니다. 담당자의 역할과 권한을 정리하는 방법은 홈페이지 운영 담당자 역할 5가지에서 따로 다뤘습니다.

운영 매뉴얼에 담을 7가지 항목

아래 표는 운영 매뉴얼의 기본 항목과, 항목마다 적을 내용을 정리한 것입니다.

항목	적을 내용
사이트 기본 정보	주소, 만든 업체, 쓰는 프로그램, 오픈 날짜
계정 목록	도메인·호스팅·관리자·연동 서비스 계정이 어디 있는지(비밀번호 제외)
자주 하는 작업	공지 올리기, 사진 바꾸기, 팝업 켜고 끄기 순서
콘텐츠 규칙	사진 크기, 글 제목 쓰는 법, 파일 이름 규칙
정기 점검	매달·매년 확인할 일과 만료일 달력
문제 생겼을 때	접속 불가·오류 때 확인 순서와 연락할 곳
연락처와 변경 기록	업체 담당자, 내부 결정권자, 문서 수정 날짜

그림의 여섯 항목에 연락처와 변경 기록을 더하면 일곱 가지가 됩니다. 이 가운데 가장 자주 펼쳐 보는 것은 자주 하는 작업이므로, 문서 앞쪽에 두는 편이 좋습니다.

자주 하는 작업은 화면 순서대로

공지 올리기 같은 작업은 "관리자 화면 로그인 → 게시판 메뉴 → 글쓰기 → 분류 선택 → 등록"처럼 실제 누르는 순서대로 씁니다. 단계마다 화면 캡처를 붙이면 처음 보는 사람도 따라 할 수 있습니다. 관리자 화면에서 직접 고칠 수 있는 범위는 홈페이지 관리자 페이지 사용 요령을 참고하세요.

정기 점검은 달력으로

도메인과 SSL 인증서 만료일, 호스팅 결제일, 유지보수 계약 갱신일은 한 해 달력에 표시해 둡니다. 매달 할 일(문의 확인, 오래된 팝업 정리)과 매년 할 일(회사 정보·연락처 점검)을 나눠 적으면 놓치는 일이 줄어듭니다.

문제 생겼을 때 항목은 짧은 순서로

사이트가 열리지 않을 때 담당자가 당황하지 않도록 확인 순서를 짧게 적어 둡니다. 예를 들어 다른 기기와 다른 인터넷으로도 안 열리는지 확인하고, 도메인과 호스팅 만료일을 확인하고, 그래도 원인을 모르면 유지보수 업체에 연락하는 식입니다. 업체에 연락할 때 알려 줄 정보(발생 시각, 화면 캡처)도 함께 적어 두면 대응이 빨라집니다.

운영 매뉴얼 만드는 순서

처음부터 완성된 문서를 쓰려고 하면 시작이 어렵습니다. 다음 순서로 조금씩 채워 가면 됩니다.

1. 틀 만들기: 위 일곱 항목을 제목으로 둔 빈 문서를 만듭니다.
2. 기본 정보와 계정 위치 채우기: 지금 알고 있는 것부터 적습니다. 모르는 것은 "확인 필요"로 표시합니다.
3. 작업할 때마다 기록하기: 공지를 올리거나 사진을 바꿀 때 그 순서를 캡처와 함께 적습니다.
4. 다른 사람이 따라 해 보기: 담당자가 아닌 사람이 매뉴얼만 보고 작업해 보고, 막힌 곳을 고칩니다.
5. 보관 위치 정하기: 관련된 사람만 열 수 있는 곳에 두고, 위치를 공유합니다.
6. 정기적으로 고치기: 업체나 프로그램이 바뀌거나 분기마다 내용을 확인하고 수정 날짜를 적습니다.

그림의 네 번째 단계가 매뉴얼의 품질을 정합니다. 쓴 사람은 당연하게 여겨 빠뜨린 단계가, 다른 사람이 따라 할 때 비로소 드러납니다.

운영 매뉴얼에 넣지 말아야 할 것

매뉴얼은 여러 사람이 보는 문서이므로 다음 정보는 적지 않습니다.

• 관리자·호스팅·도메인 계정의 비밀번호
• 서버 접속 키, 결제·문자 서비스의 인증 키
• 회원이나 고객의 개인정보가 보이는 화면 캡처

계정 항목에는 "어느 서비스의 어떤 계정인지, 비밀번호는 어디에 보관하는지"만 적고 비밀번호 자체는 비밀번호 관리 도구 같은 별도 보관 장소에 둡니다. 캡처를 붙일 때는 개인정보가 보이는 부분을 가립니다.

연구실이라면 인수인계 문서와 함께

연구실 홈페이지는 관리하던 학생이 졸업하면서 담당자가 자주 바뀝니다. 운영 매뉴얼을 미리 만들어 두면 졸업 시기의 인수인계가 매뉴얼을 넘겨주고 함께 한 번 따라 해 보는 일로 줄어듭니다.

디코랩이 돕는 방식

디코랩은 운영 중인 사이트의 유지보수·개선을 맡으며, 월 단위 유지보수 상품(기본·표준·고급)을 운영합니다. 디코랩이 관리하는 사이트는 유지보수 접수 게시판에 수정·오류 요청을 비밀글로 남길 수 있어, 매뉴얼의 연락처 항목에 그 창구를 적어 두면 됩니다. 상품별 내용은 디코랩 유지보수 상품 안내에서 확인할 수 있습니다.

자주 묻는 질문

운영 매뉴얼은 얼마나 길어야 하나요?

길이보다 처음 맡은 사람이 기본 작업을 혼자 할 수 있는지가 기준입니다. 작은 홈페이지라면 몇 쪽으로도 충분합니다.

제작 업체가 준 사용 설명서가 있으면 따로 만들 필요가 없나요?

업체 설명서는 프로그램 사용법 위주라서 우리 회사의 규칙, 계정 위치, 연락처는 들어 있지 않습니다. 업체 설명서를 첨부하고 회사 정보만 더해 만들면 됩니다.

매뉴얼은 어떤 형식으로 만드나요?

문서 파일이나 사내 공유 문서 어느 쪽이든 괜찮습니다. 관련된 사람만 열 수 있고, 수정 날짜를 남길 수 있는 곳이면 됩니다.

얼마나 자주 고쳐야 하나요?

업체, 프로그램, 담당자가 바뀔 때는 바로 고치고, 그렇지 않더라도 분기마다 한 번 읽어 보며 바뀐 점을 반영하는 것이 좋습니다.

운영 중인 홈페이지의 관리 방식을 정리하거나 유지보수를 맡길 곳을 찾고 있다면 사이트 주소를 적어 디코랩 프로젝트 문의로 보내 주세요.