홈페이지 제작 요청서(RFP), 업체에 보낼 7가지 항목과 쓰는 순서

홈페이지 제작 요청서는 목적·대상·페이지 목록·기능·자료·일정·예산 범위 일곱 가지를 한두 장에 적으면 됩니다. 이 글에서는 요청서(RFP)에 넣을 항목과 쓰는 순서, 바로 옮겨 쓸 수 있는 틀, 보내기 전에 확인할 점을 정리했습니다.

홈페이지 제작 요청서란 무엇인가

제작 요청서는 업체에 "우리가 이런 홈페이지를 원한다"고 알리는 짧은 문서입니다. 공공기관이나 큰 회사에서는 제안요청서(RFP)라는 이름으로 수십 쪽을 쓰기도 하지만, 작은 회사나 연구실은 한두 장이면 충분합니다. 핵심은 업체가 같은 정보를 보고 견적과 일정을 낼 수 있게 하는 것입니다.

요청서는 기획서와 다릅니다. 기획서는 메뉴 구조와 페이지별 내용까지 자세히 정하는 문서이고, 요청서는 그보다 앞 단계에서 범위와 조건을 알리는 문서입니다. 요청서는 짧게, 기획서는 업체와 함께 자세히 만든다고 생각하면 됩니다. 기획서 쓰는 법은 홈페이지 기획서 작성법, 8가지 항목에서 다뤘습니다.

제작 요청서에 넣을 7가지 항목

아래 일곱 가지만 들어가면 업체가 견적을 내는 데 필요한 정보는 대부분 갖춰집니다.

• 목적: 홈페이지로 무엇을 이루고 싶은지 한두 문장으로 씁니다. 예를 들어 "상담 문의를 홈페이지로 받고 싶다"처럼 씁니다.
• 대상: 누가 주로 볼지 적습니다. 기존 고객인지, 처음 찾아오는 사람인지, 학생이나 연구자인지에 따라 구성이 달라집니다.
• 페이지 목록: 필요한 메뉴와 페이지를 나열합니다. 확실하지 않은 페이지는 "검토 중"이라고 표시합니다.
• 기능: 문의 폼, 게시판, 예약, 회원, 결제처럼 필요한 기능을 적습니다. 없어도 되는 기능도 적어 두면 범위가 분명해집니다.
• 준비된 자료: 로고, 사진, 문구, 기존 홈페이지 주소처럼 이미 있는 자료를 적습니다.
• 일정: 원하는 오픈 시기와 그 이유를 적습니다. 행사나 개강처럼 꼭 맞춰야 할 날짜가 있으면 함께 씁니다.
• 예산 범위: 정해 둔 범위가 있으면 적고, 없다면 "견적을 보고 정할 예정"이라고 씁니다.

그림의 여섯 항목에 예산 범위를 더하면 일곱 가지가 됩니다. 예산은 숫자를 밝히기 어렵다면 빼도 되지만, 범위를 알려 주면 업체가 그 안에서 할 수 있는 방안을 제안하기 쉬워집니다.

제작 요청서 쓰는 순서

항목을 알았다면 다음 순서로 써 내려가면 막히지 않습니다.

1. 목적 한 문장 쓰기: 다른 항목은 모두 이 문장에 맞춰 정해지므로 가장 먼저 씁니다.
2. 참고 사이트 두세 곳 고르기: 마음에 드는 점과 이유를 짧게 적어 둡니다.
3. 페이지 목록 만들기: 지금 홈페이지가 있다면 그 메뉴를 옮겨 적고 더하거나 뺍니다.
4. 기능과 자료 적기: 필요한 기능과 이미 있는 자료를 나눠 적습니다.
5. 일정과 예산 적기: 원하는 오픈 시기와 예산 범위를 적습니다.
6. 연락 담당자 적기: 질문을 받을 사람과 연락처, 결정권자를 적습니다.

그림의 두 번째 단계인 참고 사이트는 말로 설명하기 어려운 분위기를 전하는 데 특히 도움이 됩니다. 참고 사이트를 고르고 정리하는 방법은 홈페이지 참고 사이트 글을 참고하세요.

바로 옮겨 쓸 수 있는 요청서 틀

아래 표는 요청서를 표 한 장으로 쓸 때의 틀입니다. 왼쪽 항목은 그대로 두고 오른쪽 칸만 채우면 됩니다.

항목	적을 내용
회사·기관 소개	하는 일 한두 줄, 기존 홈페이지 주소
목적	홈페이지로 이루고 싶은 것 한 문장
주요 방문자	누가, 어떤 기기로 주로 볼지
페이지 목록	메뉴 이름과 각 페이지 한 줄 설명
기능	필요한 기능, 필요 없는 기능
준비된 자료	로고·사진·문구 준비 여부
참고 사이트	주소와 마음에 드는 점
일정·예산	희망 오픈 시기, 예산 범위
담당자	이름·연락처·결정권자

요청서에 쓰지 않아도 되는 것

요청서는 "무엇을 원하는지"를 전하는 문서이므로 "어떻게 만들지"까지 정할 필요는 없습니다. 쓸 프로그램이나 서버 종류, 화면의 세부 배치처럼 기술적인 결정은 업체가 제안하게 두는 편이 낫습니다. 꼭 지켜야 할 조건이 있을 때만 적으면 됩니다. 예를 들어 기존 회원 정보를 옮겨야 한다거나, 회사가 이미 쓰는 예약 서비스와 연결해야 한다는 조건입니다.

요청서를 보내기 전에 확인할 점

요청서를 다 썼다면 보내기 전에 다음을 확인합니다. 짧은 확인이지만 견적의 정확도가 크게 달라집니다.

• 여러 업체에 보낸다면 모두 같은 내용인가
• "알아서 예쁘게"처럼 판단을 맡기는 표현 대신 원하는 점을 적었는가
• 오픈 뒤 누가 내용을 고칠지, 유지관리를 맡길지 적었는가
• 회원·결제처럼 개인정보를 다루는 기능이 있으면 표시했는가

요청서를 같은 내용으로 보내면 받은 견적을 한 표로 비교하기도 쉬워집니다. 비교 방법은 홈페이지 견적 비교에서 이어서 다룹니다.

디코랩이 돕는 방식

디코랩은 기업·브랜드 웹사이트와 웹 서비스, 맞춤형 시스템을 만들며 포함 범위·일정·비용은 상담 후 제안합니다. 요청서가 완성되지 않았더라도 목적과 페이지 목록만 정리해 오면 상담에서 함께 채울 수 있습니다. 기업 홈페이지 진행 방식은 회사 홈페이지 제작 안내에서 확인할 수 있습니다.

자주 묻는 질문

요청서 없이 상담을 받아도 되나요?

됩니다. 다만 목적과 필요한 페이지만이라도 메모해 가면 상담 시간이 짧아지고, 업체가 내는 견적도 더 정확해집니다.

예산을 먼저 밝히면 불리하지 않나요?

범위를 알려 주면 업체가 그 안에서 가능한 방안을 제안할 수 있어 오히려 비교가 쉬워집니다. 밝히기 어렵다면 빼고 보내도 됩니다.

요청서는 어떤 형식으로 보내면 되나요?

문서 파일이나 메일 본문 어느 쪽이든 괜찮습니다. 중요한 것은 형식보다 일곱 가지 항목이 빠짐없이 들어 있는지입니다.

요청서 내용은 나중에 바꿀 수 있나요?

바꿀 수 있습니다. 다만 견적을 받은 뒤 범위가 바뀌면 금액과 일정도 다시 정해야 하므로, 바뀐 내용을 모든 업체에 같이 알리는 것이 좋습니다.

요청서를 쓰는 중이거나 다 썼다면 그 내용을 붙여 디코랩 프로젝트 문의로 보내 주세요.